Il existe de très nombreux programmes de financements de projets, mais la moindre visibilité donnée sur ces programmes peut créer une asymétrie d’information préjudiciable aux entreprises. En outre, le grand nombre de dispositifs et leurs possibles combinaisons peuvent être à l’origine d’effets indésirables affectant sensiblement leur efficacité individuelle et globale et entraîner in fine une confusion auprès des entreprises.

Cette Foire Aux Questions est destinée à accompagner les acteurs dans le cadre d’une mise en situation réelle de candidature d’appel à projets de R&I. Elle vise à apporter des premiers éléments de réponse aux questions générales que vous vous posez en amont d’une candidature à un appel à projets.

Les questions/réponses sont organisées en quatre chapitres : « informations d’ordre général », « quelques pistes pour se lancer », « recommandations » et « des acteurs pour vous aider. »

 

Candidater a des appels à projets de R&I

Informations d’ordre général

Cela dépend. Pour les organisations à but non lucratif établies, elles pourraient généralement faire des propositions de subvention en deux à trois semaines. Pour les organisations plus récentes ou les demandeurs de subvention pour la première fois, cela peut prendre plus de temps. La plupart des bailleurs de fonds exigent des états financiers, tels qu’un budget annuel, des états financiers de fin d’année et/ou des états financiers en cours d’année. Beaucoup posent des questions relatives à votre plan d’affaires. Quel est votre plan stratégique sur trois à cinq ans ? Quel est votre plan de financement à long terme ? Comment allez-vous mesurer le succès de votre proposition ? Pour une organisation à but non lucratif plus récente, il pourrait falloir quelques semaines pour planifier et rassembler ces informations. Une fois que votre organisation est claire sur ces types de questions, la rédaction de la proposition se fait très rapidement. Chaque bailleur de fonds établit des délais pour les propositions. Beaucoup n’ont qu’une ou deux échéances par an. La plupart des bailleurs de fonds prennent environ trois à cinq mois pour répondre à une demande de subvention.

Lors de l’élaboration d’un partenariat de projet, les exigences minimales suivantes doivent être respectées :

  • Au moins trois partenaires financiers ;
  • Provenant d’au moins trois pays ;
  • Avec au moins deux des partenaires situés dans la zone du programme. De plus, le partenaire principal doit être situé dans la zone du programme.

Cependant, le partenariat de projet devrait idéalement compter entre 5 et 12 partenaires.

Les organisations suivantes peuvent participer à des partenariats de projet transnational :

  • Les organismes publics nationaux, régionaux et locaux (y compris les GECT) ;
  • Les organisations privées, y compris les entreprises privées, ayant la personnalité juridique ;
  • Les organisations internationales agissant en vertu du droit national de tout État membre participant au programme ou, sous certaines conditions, en vertu du droit international.

La participation de partenaires situés en dehors de la zone du programme dans les projets européens n’est autorisée que si elle apporte des avantages clairs aux régions d’Europe centrale. Des fonds peuvent être accordés à des partenaires des États membres de l’UE en dehors de la zone du programme sous certaines conditions. Les partenaires hors de l’UE peuvent participer en tant qu’observateurs, mais ne peuvent pas recevoir de cofinancement.

Le « principe de chef de file » ou coordinateur signifie que chaque partenariat doit désigner une organisation pour agir en tant que chef de file, ou bien il s’agira de la personne qui décide de former le consortium pour répondre à l’appel à projet. Le chef de file assume l’entière responsabilité financière et juridique de la mise en œuvre de l’ensemble du projet. Il assure aussi le choix des partenaires et fait en sorte qu’ils soient bien répartis dans les workpackages. Cet organisme fait également en sorte que tous les partis travaillent bien ensemble et respectent les délais des livrables.

Les institutions suivantes peuvent agir en tant que chefs de file si elles sont situées dans la zone du programme :

  • Institutions académiques : Universités, centres de recherche, laboratoires.
  • Entreprises : Grandes entreprises, PME, start-ups, en fonction de leur capacité à gérer et coordonner des projets de grande envergure.
  • Organisations à but non lucratif : Associations, fondations, ONG.
  • Institutions publiques : Municipalités, collectivités locales, agences gouvernementales.

Être chef de file dans un appel à projet offre plusieurs avantages stratégiques et opérationnels significatifs. Cela accroît la visibilité et la notoriété de l’organisation, lui permettant de se positionner comme un leader dans son domaine. Le chef de file a un contrôle et une influence majeurs sur l’orientation et les décisions du projet, renforçant ainsi ses priorités et intérêts. Il bénéficie également de financements supplémentaires pour la gestion, accède en priorité à des ressources, et développe des compétences précieuses en gestion de projets complexes. De plus, ce rôle facilite le réseautage et les partenariats, tout en renforçant les capacités internes de l’organisation, améliorant ainsi son attractivité pour de futurs projets et financeurs.

Les subventions compétitives nécessitent un type spécifique de demande. Bien que les agences étatiques et fédérales, et en particulier les fondations, aient des exigences différentes, les parties de base d’une demande de subvention restent les mêmes. Ces composants sont :

  • Résumé ou Abrégé : Il s’agit de la partie la plus importante de votre proposition car elle donne la première impression au lecteur.
  • Énoncé des besoins : C’est la raison de votre projet et elle justifie pourquoi la subvention devrait être financée. Des données et des recherches pertinentes, telles que des enquêtes, des études préliminaires, une revue de la littérature et des modèles réussis d’études précédentes, appuieront les besoins de la population ciblée ou de votre projet de recherche.
  • Objectifs et buts : Ils constituent votre plan d’opération et doivent être alignés avec les besoins identifiés du projet. Un but sera le résultat final de votre projet ou recherche, et les objectifs démontreront comment le but sera atteint en termes mesurables et quantifiables.
  • Activités : Elles expliquent comment chaque objectif se déroule pour atteindre le but.
  • Calendriers : Ils décrivent les activités du projet en termes de délais. Ceux-ci peuvent inclure votre plan d’opération, d’évaluation et de budget.
  • Plan d’Évaluation : Il s’agit de l’un des composants les plus critiques pour une demande de subvention de projet, en particulier avec le niveau accru de responsabilité actuel. Vous devez détailler un plan d’évaluation complet qui suit de manière incrémentielle l’efficacité de vos objectifs proposés.
  • Résultats : Ils sont essentiels dans toutes les propositions de subvention basées sur des preuves. Décrire les résultats à court, moyen et long terme avec des repères spécifiques de succès est vital pour que le donateur comprenne le but ultime du financement. Un outil utile pour développer et démontrer les indicateurs de processus pour les résultats réussis de votre proposition est le modèle logique.
  • Budgets : Ils estiment aussi précisément que possible le coût de chaque activité en termes de coûts de personnel et de non-personnel. Assurez-vous d’inclure un coût pour chaque activité mentionnée dans votre narrative, car il s’aligne directement avec votre budget.

Les appels à projet ont des objectifs bien déterminés qu’ils souhaitent retrouver dans les candidatures. Les buts, objectifs et résultats de votre organismes doivent soutenir et s’aligner avec leurs ambitions tout en réalisant la mission de votre organisation et en étant en accord avec votre stratégie. Une bonne planification et conception du projet est essentielle pour déterminer si la subvention vous permettra d’atteindre vos objectifs sans épuiser vos ressources ou dépasser vos capacités.

Les appels à projet européens sont les plus nombreux et les plus dotés en subventions, mais les procédures de candidatures, parfois complexes, peuvent faire peur en comparaison aux appels à projet nationaux que les acteurs français maîtrisent mieux.

 

Tableau des différences entre les appels à projet européens et nationaux 

Quelques pistes pour se lancer

Rejoindre un consortium pour répondre à un appel à projets présente une importance primordiale, tant sur le plan stratégique que pratique. En effet, de nombreux appels à projets, en particulier ceux financés par des organismes publics ou européens, exigent la formation de consortiums. Cette obligation découle de la volonté de promouvoir la collaboration interinstitutionnelle et la complémentarité des compétences ainsi qu’un partage plus vaste des connaissances. En s’associant, les partenaires peuvent mutualiser leurs ressources, partager leurs savoir-faire et accroître leurs chances de succès en réunissant une expertise diversifiée et complémentaire. Travailler en consortium permet de renforcer la crédibilité de la candidature, de garantir une couverture géographique et disciplinaire plus étendue et de bénéficier de réseaux de diffusion plus larges pour les résultats du projet.

Cependant, la formation d’un consortium est souvent considérée comme l’étape la plus difficile lors du montage d’un projet. Cette difficulté réside dans la nécessité de trouver des partenaires appropriés, dont les compétences et les intérêts sont alignés avec les objectifs du projet mais aussi de prendre connaissance des consortiums qui sont déjà en cours de formation pour un appel à projet ; ces informations ne sont pas généralement pas connues par les entreprises. Il faut également établir des relations de confiance, définir des rôles et des responsabilités clairs, et s’assurer de la compatibilité administrative et financière entre les différents membres. Cette étape requiert une négociation minutieuse et une coordination rigoureuse pour harmoniser les attentes et garantir une collaboration efficace.

Il n’existe pas de méthode infaillible pour intégrer un consortium, chaque projet et partenariat étant unique. Cependant, plusieurs approches peuvent être envisagées pour optimiser les chances de succès :

  • Utilisez votre réseau existant : Les partenaires potentiels peuvent être des collègues d’organisations précédentes au sein desquelles vous avez travaillé, des universitaires invités, des contacts politiques/industriels, des partenaires dans des appels à projets antérieurs, ou des collègues rencontrés lors de conférences ou de réseaux internationaux. Il ne faut pas hésiter à contacter ses partenaires afin de connaître leur positionnement sur un appel à projets
  • Recherche de partenaires sur le portail des appels d’offres et des financements de l’UE : Le portail propose une fonction de « recherche de partenaires » qui vous permet de voir quelles organisations sont intéressées par chaque sujet. [Lien] Il est aussi possible d’effectuer une recherche sur des plateformes qui permettent de trouver des partenaires européens ; soit en partageant l’idée du projet soit en se rapprochant d’une entreprise qui est en quête de partenaire. Up2europe| Crowdhelix 
  • S’appuyer sur les pôles de compétitivité : Les pôles regroupent un large panel d’entreprises, de laboratoires de recherche et d’institutions académiques autour de thématiques communes, ce qui permet de faciliter l’identification et l’engagement précoce des partenaires potentiels. De plus, ils sont bien ancrés dans le paysage européen ce qui peut permettre de faciliter la mise en relation avec des acteurs européens. Participer à leurs webinaires et événements peut accroître les chances de rencontrer des partenaires potentiels.
  • Demander l’aide des Points de contact nationaux (PCN) : Dans le cadre des appels à projet du programme Horizon Europe, le PCN peut vous soutenir au stade de la constitution du consortium en vous aidant à rechercher des partenaires par l’intermédiaire du réseau européen des PCN, en vous informant des prochains événements de partenariat/courtage et en répondant à toute autre question que vous pourriez avoir sur la composition du consortium ou l’identification de partenaires appropriés.
  • Consulter la base de données CORDIS : Le Service communautaire d’information sur la recherche et le développement (CORDIS) est la principale source de résultats des projets financés par les programmes-cadres de recherche et d’innovation de l’UE. Une recherche dans cette base de données pour trouver les principaux acteurs du domaine peut également donner de bons résultats, ces chercheurs peuvent en effet être en train de préparer de nouvelles propositions et de chercher des partenaires.
  • Participer aux journées d’information et événements de matchmaking organisés par la Commission européenne : Organisées à intervalles réguliers, elles vous donnent l’occasion de rencontrer individuellement des partenaires potentiels. Les événements à venir sont répertoriés ici.
  • Consulter le réseau « Enterprise Europe Network » : Ce réseau européen a pour objectif de venir en aide aux entreprises à travers l’UE, en particulier les TPE/PME. Sur son site internet, il fournit des listes d’acteurs publics et privés en recherche de partenaires.
  • Participer en tant qu’évaluateur (expert) à des programmes de l’UE ou à des groupes de travail liés à la politique de l’UE dans votre domaine spécifique est un moyen inestimable de se constituer un réseau. C’est l’occasion de rencontrer des chercheurs de toute l’Europe dans votre domaine d’expertise et d’élargir votre réseau dans un contexte européen, en travaillant avec d’autres personnes qui pourraient devenir des partenaires pour de futurs projets.
  • Rejoindre des plateformes privées de networking et de matchmaking qui mettent en relation leurs différents membres en organisant des événements de mise en relation ou bien en permettant de s’inscrire à ceux organisés par l’un des membres ou des partenaires. Elles permettent aussi d’accroître son réseau ce qui est crucial dans la recherche de partenaires (Ex. B2Match, Eventbrite, Eventtia, Swapcard ).

Identifier les appels à projets pertinents est indispensable pour le développement et la compétitivité des initiatives de recherche. Afin de faciliter cette démarche et de soutenir les organismes dans leurs efforts, nous avons recensé les principales sources et canaux d’information que vous pouvez utiliser pour repérer les opportunités de financement adaptées à vos besoins.

  • Pôle de compétitivité : Les pôles effectuent une veille stratégique sur les appels à projets disponibles aux niveaux régional, national et européen. Ils diffusent régulièrement ces informations à leurs membres via des newsletters, des bulletins d’information et des événements dédiés. Certains organisent même des webinaires ouverts à tous (sans forcément être membre) afin de présenter les AAP actuels. Les pôles essaient de trouver l’appel à projet le plus adapté aux besoins de l’entreprise en plus d’un accompagnement vers une labellisation de projet et la formation d’un consortium.
  • Associations et clusters d’entreprises : Les associations jouent un rôle important en facilitant la communication et la collaboration entre les acteurs du secteur, tout en catalysant l’innovation et le développement technologique. Elles agissent comme des plateformes centrales où les informations sur les appels à projets sont régulièrement diffusées. Ces organisations ont une portée internationale et rassemblent des chercheurs, des ingénieurs et des professionnels de l’industrie, assurant ainsi une large diffusion des opportunités de financement et de collaboration.
    • L’association allemande BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft Telekommunikation und Multimedia e.V.), qui représente l’industrie allemande du numérique, lance régulièrement des appels à projets pour encourager la recherche et le développement dans les domaines de l’IoT, deeptech…
    • 6G IA (6G Smart Networks and Services Industry Association) : Son premier objectif est de contribuer à instaurer la souveraineté européenne dans les domaines de la 5G, l’évolution de la 5G et la recherche dans le domaine de la 6G. Elle rassemble une communauté industrielle mondiale d’acteurs de télécommunication et du numérique. Elle mène un large éventail d’activités dans des domaines stratégiques tels que la normalisation, le spectre de fréquences, les projets de R&D et permet ses membres d’avoir une idée sur les appels à projet européens en cours.
    • ACM (Association for Computing Machinery) : Cette association a une portée internationale et rassemble des chercheurs, des ingénieurs et des professionnels de l’industrie, assurant ainsi une large diffusion des opportunités de financement et de collaboration.
    • Fédération des acteurs de la solidarité : L’association propose de diffuser des appels à projets (d’associations, fondations, entreprises et institutionnels) pour permettre à ses adhérents de trouver des pistes de financement pour leurs projets. Ces offres de financements sont diffusées à titre informatif.

Les clusters d’entreprises peuvent servir de canaux privilégiés pour repérer les appels à projets, car ils permettent aux entreprises membres de partager leurs connaissances et leurs compétences pour identifier les opportunités d’affaires les plus prometteuses et répondre aux défis spécifiques du secteur, tout en bénéficiant de la visibilité et de l’influence que procurent la collaboration et le partage d’informations.

    • SILICON EUROPE: Le cluster vise à unir les principaux clusters européens de l’électronique et de la numérisation pour créer des opportunités transnationales en micro- et nanotechnologies électroniques ainsi qu’en logiciels. Son objectif est entre autres d’encourager la participation des PME à des projets européens. De plus, il explore les opportunités de marché internationales et utilise sa marque pour renforcer la visibilité des compétences européennes et faciliter les partenariats internationaux.
    • Association Française des Clusters : L’association propose des informations sur les appels à projets nationaux et européens, notamment pour les PME et les startups.
  • Services de Veille Technologique et de Recherche : Ces services aident les entreprises à se tenir au courant et informé des dernières avancées et opportunités dans les domaines de recherches. Ces outils scrutent constamment les plateformes nationales et internationales afin d’identifier les appels à projets pertinents dans leur domaine d’expertise.
    • ResearchConnect : Une plateforme dédiée à la veille des financements pour la recherche, offrant des alertes sur mesure pour les appels à projets.
    • Euraxess : Ce portail fournit des informations et des alertes sur les opportunités de financement et les appels à projets à destination des chercheurs en Europe et au-delà.
    • EEN (Enterprise Europe Network) : Réseau européen d’entreprises, l’EEN propose des services de soutien aux PME pour accéder aux appels à projets européens et internationaux dans le domaine du numérique.
  • Les Plateformes Gouvernementales et européennes : Elles offrent un accès direct aux initiatives soutenues par les ministères et agences spécialisées, ces plateformes sont conçues pour guider les différents organismes efficacement dans leur quête d’innovation et de développement technologique.
    • BPI France : Elle vise à promouvoir l’innovation et le développement des entreprises françaises. Elle offre des financements et des services de valorisation pour les startups et les PME innovantes
    • Agence Nationale de recherche (ANR) : Elle est chargée de promouvoir et de financer la recherche en France. Elle soutient les chercheurs et les entreprises dans leur recherche et développement de projets innovants
    • France 2030 : Il s’agit d’une stratégie nationale qui vise à positionner la France comme un leader mondial dans les domaines clés du développement durable et de la transition écologique. France 2030 vise à soutenir les entreprises françaises dans leur transition écologique et à promouvoir l’innovation pour répondre aux défis du développement durable. Elle mise sur la coopération publique-privée pour développer les compétences et les technologies nécessaires pour atteindre ces objectifs.
    • Horizon Europe – Numérique : Le portail Funding & Tenders de Horizon Europe offre des opportunités de financement pour la recherche et l’innovation numérique, incluant des domaines comme la transformation numérique des industries et les technologies émergentes.
    • Eurostars : Ce programme soutient les projets de R&D collaboratifs entre PME innovantes, avec un accent sur les technologies numériques avancées.
  • Les points de contact nationaux peuvent apporter des informations supplémentaires et précieuses sur les appels à projets européens.

Recourir à un cabinet de conseil pour candidater à un appel à projet peut présenter plusieurs avantages. Ces cabinets offrent généralement une expertise spécialisée et une expérience significative dans la préparation et la soumission de dossiers de candidature, ce qui peut maximiser les chances de succès mais ils sont toutefois assez coûteux surtout si les fonds sont limités. Cependant, il est tout à fait possible de mener à bien un dossier de candidature sans faire appel à un cabinet de conseil, à condition de bien comprendre les exigences et de suivre une méthodologie rigoureuse et bien organisée.

  1. Compréhension des critères de l’appel à projet et ce qui est demandé :
  • Lire attentivement tous les documents relatifs à l’appel à projet pour bien comprendre les critères de sélection et les attentes des évaluateurs. Le cahier des charges a pour but de vous guider tout au long de votre préparation, contenant tous les éléments essentiels à votre candidature
  • Identifier les points clés sur lesquels se basera l’évaluation du dossier.
  • En cas de difficultés ou d’ambiguïté, il ne faut pas hésiter à se rapprocher des chargés de l’AAP ou des référents (DGE, SGPI, les PCN pour les candidatures européennes, les pôles de compétitivité) ou bien de connaissances expérimentées (des collègues qui ont déjà participé à des AAP).
  1. Planification et organisation :
  • Mettre en place un calendrier détaillé des tâches à accomplir, en fixant des échéances pour chaque étape. Un bon projet se doit d’être bien organisé afin de ne pas perdre du temps et des ressources.
  • Former une équipe dédiée à la préparation du dossier, en définissant clairement les rôles et les responsabilités de chacun. Toutefois, dans le cas où cela n’est pas possible et qu’une seule personne est désignée pour cette charge, la tâche sera plus aisée si celle-ci est familière des appels à projets (afin de ne pas perdre beaucoup de temps).
  1. Collecte d’informations et de documents – la constitution du dossier :
  • Rassembler toutes les informations et les documents nécessaires à la constitution du dossier, telles que les preuves de compétences techniques, les données environnementales et financières… Ceci demande une bonne organisation de la part de l’organisme ; il se peut que certain des documents demandés soient anciens. Il est crucial, dans ces cas-là, d’avoir des archives complètes.
  • Veiller à la qualité et à la pertinence des documents fournis. Il est inutile de surcharger le dossier avec des doublons ou des documents non utilisés lors de l’évaluation de la candidature.
  1. Rédaction du dossier :
  • Rédiger chaque section du dossier en suivant scrupuleusement les instructions de l’appel à projet contenues dans le cahier des charges.
  • Mettre en avant les atouts de l’organisation, en illustrant par des exemples concrets et des résultats quantifiables si possible.
  • Vérifier que chaque critère de sélection est bien adressé de manière complète et précise.
  1. Révision et relecture :
  • Relire attentivement l’ensemble du dossier pour corriger les fautes et améliorer la clarté et la cohérence.
  • Solliciter des avis externes pour obtenir des retours critiques et améliorer la qualité du dossier. Cela peut se faire par l’obtention de la labellisation de projet de la part des pôles de compétitivité. Le processus va vous permettre de faire une première évaluation de votre projet et de la qualité de votre dossier. Cela constitue également un bon entraînement pour les auditions, dans le cas où elles font parties du processus de candidature.
  1. Soumission du dossier :
  • Vérifier une dernière fois que tous les documents requis sont bien inclus et que le dossier est complet.
  • Soumettre le dossier dans les délais impartis, en respectant les modalités de soumission définies par l’appel à projet.
  • Ne pas attendre la dernière minute pour candidater. Cela vous permettra de transmettre d’autres documents ou d’apporter quelques révisions au dossier si c’est nécessaire.

La clé de la réussite réside dans une bonne compréhension des attentes de l’appel à projet, une planification rigoureuse et une rédaction soignée du dossier. Bien qu’avoir recours à un cabinet de conseil facilite le travail de l’équipe et optimise la préparation d’un dossier de candidature, il est toutefois possible de bien réussir la préparation du dossier en s’appuyant sur des membres motivés de l’organisation. Il faut aussi comprendre que l’on s’améliore au fil des tentatives et que comme le dit le dicton : « c’est en forgeant qu’on devient forgeron ! » Il est donc important de ne pas abandonner toute candidature à un AAP national ou européen après une première tentative qui aurait échoué.

 

Recommandations

  1. Lancez-vous

Il est important de se lancer avec confiance dans la préparation d’une candidature à un appel à projet. Les premières étapes peuvent paraître complexes, mais c’est en s’engageant pleinement que vous pourrez identifier les opportunités les plus pertinentes pour votre entreprise. Développer une culture d’initiative au sein de votre équipe est essentiel. En vous lançant, vous vous donnez la chance de comprendre les attentes des AAP et d’ajuster vos stratégies en conséquence. Cette première étape est souvent la plus difficile, mais elle est indispensable pour gagner en expérience et en expertise dans le domaine des appels à projet.

  1. N’hésitez pas à demander de l’aide

La préparation d’une candidature solide nécessite souvent des compétences et des connaissances spécifiques. Il est donc primordial de ne pas hésiter à demander de l’aide dès le départ. Cette aide peut prendre diverses formes : conseils de consultants spécialisés, retour d’expérience de collègues ou partenaires ayant déjà candidaté, ou encore participation à des formations spécifiques sur la rédaction de propositions. Les réseaux professionnels et les associations sectorielles peuvent également être des ressources précieuses. En sollicitant de l’aide, vous bénéficierez d’une perspective externe qui peut améliorer considérablement la qualité de votre candidature.

  1. Menez une recherche approfondie des opportunités

Avant de candidater, il est impératif de mener une recherche approfondie pour identifier les appels à projet qui correspondent le mieux à vos objectifs stratégiques. Utilisez des bases de données en ligne, des portails spécialisés et inscrivez-vous à des alertes pour rester informé des nouvelles opportunités. Une analyse minutieuse des appels à projet vous permettra de sélectionner ceux qui sont les plus alignés avec vos compétences et capacités. Cette phase de recherche est cruciale pour éviter de disperser vos efforts et pour concentrer vos ressources sur les projets les plus prometteurs.

  1. Évaluez vos capacités internes avec précision

Avant de vous engager dans un appel à projet, il est essentiel de faire une évaluation précise de vos capacités internes. Identifiez les ressources humaines, techniques et financières disponibles, et assurez-vous qu’elles sont suffisantes pour mener à bien le projet. Cette auto-évaluation doit inclure une analyse des compétences existantes au sein de votre équipe et des éventuels besoins en formation ou en recrutement. En comprenant bien vos forces et vos limites, vous serez mieux préparé pour répondre efficacement aux exigences de l’appel à projet.

  1. Constituez un réseau de partenaires stratégiques

La collaboration avec des partenaires stratégiques peut grandement renforcer votre candidature. Identifiez des partenaires potentiels – qu’ils soient académiques, industriels ou issus du secteur public – et explorez les possibilités de collaboration. Un partenariat solide peut apporter des compétences complémentaires, renforcer la crédibilité de votre projet et partager les risques. La mise en place de tels partenariats doit être envisagée dès les premières étapes de la préparation de la candidature.

  1. Investissez dans la formation et le développement

Pour maximiser vos chances de succès, investissez dans la formation continue de votre équipe. La rédaction de propositions et la gestion de projets financés exigent des compétences spécifiques. Participez à des formations, des ateliers et des séminaires pour renforcer vos capacités internes. En développant les compétences de votre équipe, vous augmenterez votre capacité à rédiger des propositions de qualité et à gérer efficacement les projets financés.

  1. Préparez une stratégie de soumission rigoureuse

Dès le début de votre préparation, définissez une stratégie de soumission rigoureuse. Élaborez un calendrier détaillé avec des jalons clairs et des responsabilités définies pour chaque membre de l’équipe. Assurez-vous que tous les aspects de la candidature sont couverts, de la rédaction des sections techniques et financières à la préparation des documents annexes. Une planification minutieuse et une organisation rigoureuse sont essentielles pour soumettre une candidature complète et convaincante.

Cela dépendra des scores/notes de votre demande, des commentaires de rejet ou de la lettre de rejet. Si votre proposition a été rejetée en raison d’une idée défectueuse ou parce que vous avez postulé auprès du mauvais donateur, vous ne devriez pas repostuler. Cependant, si vous avez été rejeté en raison de défauts dans certaines de vos activités, d’un manque d’exemples ou d’une évaluation faible, vous devriez discuter avec le donateur de ses recommandations sur ce qui doit être corrigé, et re-postuler dès que possible.

Chercher des subventions uniquement lorsque vous en avez besoin : Les subventions peuvent être en tête de vos préoccupations uniquement lorsque vous en avez besoin, mais il est important de planifier à l’avance. Par exemple, si vous attendez d’avoir absolument besoin d’une subvention pour l’embauche, vous mettez votre entreprise en danger si vous ne l’obtenez pas. Demander des subventions lorsque vous n’en avez pas besoin garantit que les finances de votre entreprise sont protégées, quel que soit le résultat.

Adapter votre projet à une subvention spécifique : Les subventions ont des critères spécifiques concernant ce qu’elles peuvent et ne peuvent pas financer. Ces limitations peuvent entrer en conflit avec les idées de projet et entraîner des complications après l’approbation. Il est important de ne pas forcer vos idées de projet à correspondre au mandat du programme. Lisez plutôt le cahier de charges et visualisez comment votre entreprise peut tirer parti des activités approuvées.

Ne pas lire les exigences de rapport : Il est excitant d’obtenir l’approbation d’une subvention ! Avant de vous précipiter pour dépenser vos fonds, il est crucial de lire les exigences de rapport. Il existe des stipulations concernant la méthode et le calendrier de décaissement qu’il est important de comprendre. Si vous ne lisez pas les exigences de rapport, vous pourriez manquer des détails qui pourraient dérailler votre projet. Par exemple, vous approchez de la fin de votre projet d’un an et vous soumettez votre demande pour recevoir vos fonds. Le programme revient et demande que toutes les factures et preuves de paiement soient soumises avec la demande. Maintenant, vous devez passer en revue une année de dépenses et d’états financiers parce que vous n’étiez pas au courant de cette exigence. Le cahier des charges et votre accord de financement sont les meilleures ressources pour connaître vos responsabilités. En cas de doute, vous pouvez également contacter le programme pour vous assurer que vous comprenez bien ce qui est attendu de vous.

Soumettre une demande incomplète : L’une des erreurs les plus courantes dans la demande de subventions est l’oubli de documents. Cela peut être aussi simple que d’oublier d’inclure une licence d’entreprise ou de ne pas utiliser les conventions de dénomination appropriées pour vos documents. Le cahier des charges contiendra tout ce que vous devez savoir pour commencer. Cela sera utile pour les rapports et la soumission de demandes, car vous pourrez voir exactement ce que vous avez soumis pour le financement, et ce qui a été approuvé. Même lorsque votre projet est terminé, si vous avez l’intention de soumettre pour un autre projet, avoir une copie de votre demande approuvée sera un excellent exemple de bonne proposition.

Attendre le dernier jour pour postuler : De nombreux programmes fonctionnent par cycles, ce qui signifie qu’ils ont des périodes spécifiques tout au long de l’année pendant lesquelles ils acceptent les demandes. Il est important de ne pas attendre la fin du cycle pour postuler, pour plusieurs raisons :

  • Le programme peut fonctionner sur la base du premier arrivé, premier servi. Si vous attendez la fin pour postuler, vous serez en fin de ligne.
  • Vous pourriez rencontrer des défis administratifs ou technologiques dans le processus de soumission. Si vous attendez le dernier jour pour soumettre, vous n’aurez pas le temps de résoudre ces problèmes.

Des acteurs pour vous aider

Les Points de Contact Nationaux (PCN) sont des structures clés dans le domaine de la recherche et de l’innovation, jouant un rôle essentiel dans la mise en œuvre de programmes tels qu’Horizon Europe. Les PCN sont perçus comme les principaux interlocuteurs de la Commission au niveau national pour Horizon Europe. Ils assurent la liaison entre la Commission, ses agences exécutives et les demandeurs, facilitant ainsi une communication efficace et un soutien de qualité. Leur importance réside dans le fait qu’ils fournissent des informations, des conseils et un soutien pratique aux acteurs nationaux intéressés par la participation aux programmes de recherche et d’innovation de l’Union européenne.

Les missions des PCN comprennent la diffusion d’informations générales et spécifiques sur Horizon Europe, l’organisation d’activités d’information et de promotion telles que des journées d’information, des séminaires, des newsletters, etc., ainsi que la sensibilisation aux opportunités de financement offertes par le programme, y compris les différents volets tels que les Clusters, les Missions, les Partenariats Européens, les KIC de l’EIT, etc. Les PCN doivent également être capables d’adapter leurs méthodes de communication pour répondre à la diversité des acteurs impliqués dans leur domaine. Les PCN reçoivent un soutien opérationnel de la part de la Commission pour assurer une mise en œuvre cohérente et efficace des programmes. Cela inclut des informations sur les appels à propositions, les changements de priorités, les procédures administratives, les statistiques d’appels et d’évaluations, etc.

Le fonctionnement des PCN implique une collaboration étroite avec les services de la Commission européenne et de ses agences exécutives. Les PCN agissent en tant qu’ambassadeurs au niveau national pour Horizon Europe, assurant une communication efficace et un soutien de haut niveau aux candidats potentiels. Ils sont le principal point de contact entre la Commission, ses agences exécutives et les demandeurs, facilitant ainsi une communication fluide et un soutien standard de qualité

Les entreprises désireuses d’innover et de se développer à l’international sont fortement encouragées à contacter les Points de Contact Nationaux (PCN). Ces entités offrent un soutien personnalisé pour accéder aux programmes de financement de l’Union européenne, facilitant ainsi l’établissement de partenariats stratégiques avec d’autres entreprises et institutions de recherche. De plus, les PCN fournissent des conseils avisés sur les opportunités de marché et les exigences réglementaires. En collaborant avec les PCN, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur compétitivité, mais également bénéficier d’un réseau européen d’expertise et de ressources.

Même pour les entreprises habituées à candidater aux Appels à Projets (AAP) européens, il peut s’avérer extrêmement utile de contacter les PCN et les RCP. Ces entités possèdent une connaissance approfondie des programmes actuels et des changements récents dans les politiques de financement, offrant ainsi des conseils actualisés et des stratégies optimisées pour maximiser les chances de succès. Il s’agit d’une opportunité précieuse pour accélérer la croissance et renforcer la position de votre entreprise sur le marché global.

Liens utiles :

 

Définition et présentation des pôles de compétitivité :

Les pôles de compétitivité, introduits en France au début des années 2000, sont des regroupements territorialisés d’entreprises, de centres de recherche et d’organismes de formation qui collaborent étroitement pour développer des projets innovants, renforcer la compétitivité industrielle et stimuler la croissance économique. Leur objectif principal est de créer des synergies entre les acteurs privés et publics, facilitant ainsi la mise en commun des compétences et des ressources. En encourageant la coopération et en favorisant l’innovation technologique, les pôles de compétitivité jouent un rôle crucial dans le développement de nouvelles technologies et l’amélioration des processus industriels. Ces clusters technologiques visent à positionner la France en tant que leader dans divers secteurs stratégiques, tout en contribuant à la création d’emplois et au développement régional. Les pôles bénéficient souvent d’un soutien financier et institutionnel de l’État, ce qui leur permet de mener des projets ambitieux et de long terme, adaptés aux besoins spécifiques de leurs écosystèmes locaux.

 

Le rôle des pôles de compétitivité

A l’échelle nationale

  1. La labellisation des projets

La labellisation des projets par les pôles de compétitivité est un processus rigoureux visant à identifier, soutenir et promouvoir les initiatives les plus innovantes et stratégiques au sein des écosystèmes industriels et technologiques. Ce processus implique une évaluation approfondie par un comité d’experts, qui analyse les projets soumis en fonction de critères tels que le degré d’innovation, la viabilité économique, la collaboration inter partenariale et l’impact potentiel sur la compétitivité régionale et nationale. L’intérêt de la labellisation réside dans les nombreux avantages qu’elle confère : elle valide la qualité et la pertinence des projets, ouvrant ainsi l’accès à des financements publics et privés, et elle offre un accompagnement personnalisé pour maximiser les chances de succès. De plus, le label constitue un gage de crédibilité, facilitant les partenariats et l’intégration dans des réseaux d’innovation.

 

  1. Veille et soutien aux financements 

Les pôles de compétitivité effectuent une veille continue sur les appels à projets (AAP) émis par divers organismes. Cette veille permet d’identifier les opportunités de financement les plus pertinentes pour les secteurs d’activité de leurs membres. Une fois ces AAP identifiés, les pôles les communiquent à leurs membres via des newsletters, des réunions d’information et des webinaires, permettant ainsi aux entreprises et institutions de rester informées des nouvelles opportunités. Ils aident également à analyser ces AAP pour déterminer leur adéquation avec les projets en cours ou futurs de leurs membres, fournissant des conseils sur les critères d’éligibilité et les exigences spécifiques. En outre, les pôles de compétitivité offrent un soutien concret pour la préparation des dossiers de candidature, incluant la labellisation des projets, la structuration des projets et la mise en relation avec des partenaires potentiels. Pour les projets nécessitant des partenariats, les pôles facilitent la formation de consortiums en identifiant et connectant les acteurs complémentaires, renforçant ainsi les candidatures grâce à des compétences complémentaires. Les pôles peuvent aussi rediriger leurs membres vers des événements de matchmaking afin d’augmenter leurs chances d’intégrer un consortium et par suite candidater à des AAP.

 

  1. Animation de l’écosystème et synergie régionale

Les pôles de compétitivité jouent un rôle crucial dans le développement économique et l’attractivité des territoires. En mettant en avant les atouts locaux et les succès des projets innovants, ils rendent leur région plus attractive pour les entreprises, les talents et les investisseurs. Un de leurs principaux objectifs est d’animer l’écosystème régional en favorisant la synergie entre les différents acteurs économiques locaux, tels que les entreprises, les centres de recherche et les institutions académiques. Cette animation de l’écosystème a pour but de renforcer l’innovation et créer un environnement propice au développement industriel et à la compétitivité régionale. Ainsi, les pôles de compétitivité contribuent non seulement à l’essor économique de leur région, mais aussi à la diffusion de l’innovation et au renforcement des capacités industrielles locales.

 

A l’échelle européenne

À l’échelle européenne, les pôles de compétitivité jouent un rôle essentiel dans le renforcement de l’innovation et de la compétitivité des industries nationales. Ils facilitent l’accès des entreprises et des institutions de recherche à des financements européens, notamment à travers les programmes de recherche tels qu’Horizon 2020 et Horizon Europe. En participant activement à ces programmes, les pôles permettent à leurs membres de s’engager dans des projets collaboratifs transnationaux, favorisant ainsi le transfert de connaissances et de technologies entre les pays. Les pôles soutiennent également l’internationalisation des entreprises en facilitant l’accès aux marchés européens et en aidant à la formation de partenariats stratégiques avec des acteurs étrangers. Ils organisent et participent à des missions commerciales, des salons internationaux et des plateformes de collaboration, renforçant ainsi la visibilité et l’influence des entreprises françaises sur la scène européenne. Ils sont aussi membres de clusters européens ce qui permet d’avoir accès à un plus grand nombre de partenaires potentiels.

 

Présentation des pôles dans les domaines d’infrastructures numériques

  • Cap Digital
    • Localisation: Île-de-France
    • Domaine d’expertise: Innovation numérique, transition numérique, innovation urbaine, territoires intelligents et durables, Technologie/Data/IA, Retail, Industries culturelles et créatives, santé et bien-être, commerces et services
    • Success story: Contentsquare a réalisé en 2021 une levée de fond de 408M€
  • Systematic
    • Localisation: Île-de-France
    • Domaine d’expertise: Data Science & AI, Cyber & Security, Digital Infrastructure & IoT, Advanced Engineering & Computing, Optics & Photonics, Open Source et Drones
    • Success story : Pasqal a réalisé en 2023 une levée de fond de 100M€
  • Images & Réseaux
    • Localisation: Bretagne et Pays de la Loire
    • Domaines d’expertise: Confiance numérique et sécurité, Données et intelligence, Réseaux et infrastructures, Matériel et Logiciel, Photonique, Interactivité et Immersivité
    • Success story: Le projet labélisé Diane IA a reçu une subvention de 2,596M€
  • SCS (Solutions Communicantes Sécurisées)
    • Localisation: Provence-Alpes-Côte d’Azur
    • Domaines d’expertise: Internet des Objets, de l’IA et Data Analytics, photonique et imagerie, de la Micro et électronique, et de la Cyber et Sécurité Numérique